簽署認證合同后，廠家應該在規定的時間內（一般在認證審核的一個月前）將文件送到認證機構或審核員手中。不同的認證機構對文件有不同的要求，在簽訂審核合同之前應該就文件種類和內容與認證機構和審核人員交換意見。不過不管是哪一家認證機構，下列基本文件是應該具備的。
  1.背景資料。介紹加工廠的基本情況信息，包括產品、規模、設備、人員和所有者等方面的信息。FSC認證
  2.經營規劃。是一個相對遠景的計劃， 目的是為工廠的生產、管理、經營前景和環境保護等繪制一個藍圖。內容包括量化的經營目標、經營現狀，將來產品種類、數量、投資方面的發展計劃以及環境保護計劃等。
  3.生產流程（含物料流程）。介紹從原料到中間產品（半成品）再到產品的生產過程，包括每一個流程的投入和產出物料的種類及數量、所使用的設備的生產能力、操作人員數目等。
  4.程序文件。介紹操作時應該采取的步驟。主要應該包括：a.倉儲管理程序文件——規定獲認證的原料、半成品及產品在倉儲過程中如何與非認證物質清晰分開的步驟；b.加工管理程序文件——規定在產品生產加工過程中，相關人員如何將獲認證的原料、半成品及產品與非認證物質清晰分開，并保證產品中含認證原材料所占的比例達到CoC認證的要求的步驟；c.購銷管理程序文件——規定在購買原材料和銷售產品的過程中（如果有運輸過程，也要包含在內），相關人員如何將獲得認證的物質與非認證物質清晰分開的步驟；d.其他程序文件——與廠家特定的經營活動相關，規定在其他相關環節中，相關人員如何將獲認證的物質與非認證物質清晰分開的步驟。
  5.技術規程。與程序文件相對應，用于制定程序文件中所規定的操作步驟所采用的具體的技術參數和標準要求。
  6.年度購銷計劃。在一年的期間內，廠家購買原料和銷售產品的計劃。內容包括計劃時間段、購買獲得認證的和非認證的原材料的數量和種類、所涉及的商家名稱和地址、資金支持和回收等。
  7.業和產品帶來的效益是*的，主要表現在如下幾個方面：織。原料（木材或木產品）購買記錄。包括日期、品種、數量，產地、是否有FSC認證、何種認證（FM／CoC）、供應商、賣方人員、買方人員等。
  8.原料及產品倉儲記錄。包括入倉記錄和出倉記錄，內容有： 日期、品種、數量、是否有FSC認證、何種認證（FM／CoC）、包裝、存放位置、保管方法等。最后由相關操作人員簽署。
  9.產品銷售記錄，含購銷合同。包括：日期、品種、數量、是否有FSC；CoC認證、包裝、購買商等，最后由供銷雙方人員簽署。
  10.認證機構要求的其他文件。
  四、現場認證審核
  現場審核就是認證機構的審核員接受廠家委托，到加工現場所在地進行實地考察，以了解廠家的實際運作是否滿足FSC/CoC標準的要求，或與標準的差距，并提出改進建議的過程。現場審核主要關注以下幾個方面。
  1.廠家的生產、管理、購銷和倉儲等方式是否與廠家提供的文件相吻合，包括是否與運作程序、技術規范和記錄的結果、數據等相吻合。這種審核貫穿整個現場審核的全過程。廠家經常出現的兩個問題是：a.部分的操作細節被忽略，用“取巧”的方式來替代文件中規范的操作；b.廠家不能預料可能出現的困難，在編寫文件時提出了過高的要求，導致實際操作時難以達到。這些情況對認證或多或少有影響，但只要不涉及關鍵環節，例如沒有將認證的原材料與非認證原材料清晰分開等，就不是致命問題，可以通過解釋和制定改進計劃解決。
  2.審查購買的原材料是否是經過認證的木材或木材制品以及該原材料的數量是否與購買清單上的數量吻合。
  3.檢查獲認證的原材料在購銷、運輸、倉儲和生產加工過程中是否與非認證原材料清晰分開。
  4.檢查生產某產品的原材料中，獲得認證的原料的比例是否已經達到了 CoC認證的最低要求。一般地說，如果審核員認為需要的話，可能訪問廠家的其中一家原料供應商，了解該原材料的供應量、包裝、FSC標志的使用方法和運輸方法。